Phương pháp quản trị Agile không chỉ có Scrum và Lean. Hãy cùng tìm hiểu về lịch sử, các nguyên lý nền tảng và các lợi ích của Kanban, một khung quản trị dự án Agile.
Kanban, trong tiếng Nhật nghĩa là bảng/bảng thông báo, là một khung làm việc Agile phổ biến được nhiều nhóm dự án dùng trong phát triển phần mềm. Kanban dùng các bảng hoặc thẻ để trực quan hóa trạng thái công việc giúp nhóm nhanh chóng và dễ dàng thấy được việc gì cần làm, việc gì đang làm, việc gì đã làm xong. Công việc được hiển thị một cách trực quan trên các thẻ giúp đơn giản hóa khối lượng và tiến độ công việc cho các nhóm phát triển phần mềm. Những thẻ này đóng vai trò kích hoạt cho bước tiếp theo.
Trong phát triển phần mềm, bảng Kanban có thể gồm các cột thể hiện các loại công việc: new, inProgress, Reviewing, Resolved, Testing... Số cột và nội dung từng cột tùy thuộc vào ngành nghề, loại dự án, tính chất sản phẩm.
1. Lịch sử của khung làm việc Kanban
Kanban được khám phá ra vào những năm 1940 bởi một kỹ sư công nghiệp tại Toyota có tên Taiichi Ohno trong quá trình tìm cách cải tiến hiệu suất trong quy trình sản xuất.
Kanban lần đầu được định hình nhờ một hệ thống bổ sung hàng ở siêu thị có thể theo dõi mức tồn kho rồi so sánh với quy luật mua sắm của khách hàng, chỉ đặt hàng khi trong kho thiếu hàng. Hệ thống này giúp giảm thiểu hàng tồn kho và được gọi là hàng tồn kho JIT (just-in-time – chỉ khi cần). Ngày nay nó được sử dụng bởi nhiều công ty bán lẻ và nhà sản xuất trong đó có cả Walmart.
2. Những nguyên lý nền tảng của Kanban
Trực quan hóa công việc và luồng công việc: Kanban nói rằng nếu không trực quan hóa, chúng ta rất dễ quên việc. Bởi thế có việc gì hãy ghi hết ra. Nguyên lý trực quan hóa được kết hợp với việc xác định độ ưu tiên cho từng hạng mục công việc, giúp cho chúng ta nhanh chóng biết bây giờ mình phải làm gì mà không mất thời gian suy nghĩ, nhớ lại, thậm chí là khi cần báo cáo lại tình trạng công việc cho người khác cũng rất dễ dàng.
Giới hạn lượng công việc đang làm (Limit WIP): Kanban cung cấp nguyên lý giới hạn công việc đang làm (Limit Work In Progress – Limit WIP) để giúp chúng ta tập trung cao hơn.
Cần chú trọng vào luồng công việc: Quản lý công việc theo luồng là nguyên lý rất quan trọng khi làm việc theo nhóm hay thực thi dự án. Khi định nghĩa ra luồng để thực thi, chúng ta sẽ thấy trạng thái của từng hạng mục công việc rất rõ ràng và thậm chí phát hiện ra đâu là nơi công việc bị tắc nghẽn nhiều nhất để từ đó có hành động bảo vệ, bố trí thêm nguồn lực, v.v.. Khi nhìn công việc theo luồng, chúng ta có thể nhìn thấy toàn cảnh để từ đó có kế hoạch cải tiến ở mức độ hệ thống. Cộng tác nhóm là nguyên lý đã được nhúng vào bảng Kanban thông qua quản lý theo luồng, giới hạn công việc đang làm. Một thành viên phải dừng tất cả công việc lại để xử lý những hạng mục đang bị tắc. Ví dụ, trước kia mỗi người làm một nhóm việc, khi một ai đó bị tắc thì những người còn lại cũng không nhận ra hoặc ít nhất không thấy công việc của mình bị ảnh hưởng. Do đó, không ai hỗ trợ người kia cho tới khi người đó phải kêu gọi sự trợ giúp. Nhưng trong Kanban, những người còn lại không được phép làm việc khác nếu như một vài hạng mục đang bị tắc. Giống như khi chúng ta đi trên con đường hẹp, nếu người phía trước mình bị kẹt, ở phía sau chúng ta cũng không thể đi được, vậy nên chúng ta phải giúp người phía trước mình.
Cần chú trọng vào cải tiến liên tục: Kaizen là linh hồn của nền sản xuất Tinh Gọn đã đưa nước Nhật trở thành cường quốc công nghiệp thế giới những năm 70. Ở đây quy trình sản xuất được cải tiến liên tục cho dù đã rất tốt. Bạn có biết nếu bạn duy trì thực hiện những cải tiến rất nhỏ để tăng năng suất lên 1% mỗi tuần thì sau một năm bạn có thể tăng năng suất lên tới 67% không?
Không sản phẩm nào có bất kỳ lỗi nào.
3. Lợi ích của Kanban
Sử dụng được phương pháp Kanban trong kiểm soát sản xuất và quản lý không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng không phải tổ chức nào cũng đạt được. Tuy vậy, nếu đảm bảo được những yếu tố như trên thì phương pháp Kanban sẽ mang lại cho doanh nghiệp và tổ chức những lợi ích vượt trội như:
Bởi vì Kanban chú trọng việc cải tiến liên tục, nhóm luôn có thể đạt được chất lượng cao.
Nhờ chú trọng cải tiến liên tục, năng suất và hiệu suất dễ dàng tăng trong khi giảm thiểu những lãng phí không cần thiết về mặt thời gian và các nguồn lực khác.
Nhóm dễ hoàn thành mục tiêu hơn nhờ tính chất trực quan của bảng/thẻ Kanban.
Lợi ích tuyệt vời nhất của Kanban đó là giúp khách hàng có được một sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao với giá thấp nhờ giảm được lãng phí.
Xây dựng môi trường làm việc kỹ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.
Đảm bảo về thời gian, không bị trễ hợp đồng.
Tối ưu phân công lao động nên vòng đời sản phẩm quay nhanh.
4. Ai dùng Kanban?
Kanban có nhiều cách dùng, được dùng trong rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề, không chỉ giới hạn trong các ngành dưới đây:
Công nghệ thông tin
Phát triển phần mềm và trò chơi điện tử
Sản xuất tinh gọn
Truyền thông
Cung cấp dịch vụ
Tài chính
Bất động sản
5. Một số chú ý khi sử dụng phương pháp
Khi sử dụng Kanban để quản lý công việc và dự án, có một số lưu ý để giúp bạn tối ưu hiệu quả của phương pháp này:
Về màu sắc Kanban: Lựa chọn màu sắc khác nhau để liên tưởng đến các công việc khác nhau, thể hiện mức độ khẩn cấp hay ưu tiên (Ví dụ: Màu đỏ là khẩn cấp, màu vàng là ưu tiên thứ hai, màu xanh là bình thường).
Giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cột thứ hai (Việc đang làm) để giúp bạn tập trung tốt hơn, không cảm thấy bị áp lực khi làm quá nhiều việc cùng lúc.
Mỗi cuối tuần thì bạn thu gom những tấm giấy ghi nhớ ở cột “Hoàn Thành” để thấy mình làm việc hiệu quả ra sao đồng thời khích lệ ý chí “chiến đấu” của bạn cho tuần tiếp theo.
6. Ưu nhược điểm
Ưu điểm của phương pháp Kanban
Độ chính xác giờ giấc
Độ chính xác sản phẩm…
Tiết kiệm tối đa vật tư và nguyên liệu
Vòng đời sản phẩm quay nhanh vì khả năng phân tán lao động cao.
Nhược điểm của phương pháp Kanban
Đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý phù hợp
Đòi hỏi phải có một hệ thống nhân viên và kỹ thuật viên có trình độ và kiến thức cao,ý thức kỷ luật tốt, bởi vì chỉ cần một nhân viên làm việc sảy ra sơ xuất, bị tắc nghẽn ở chỗ nào thì cả nhóm phải ngưng làm việc.
7. Tổng kết
Khung làm việc Kanban được yêu thích trong rất nhiều ngành nghề bởi mô hình đơn giản giúp cải tiến liên tục. Với rất nhiều lợi ích mà không phải tuân theo qui trình cứng nhắc hay những chỉ dẫn về nhóm chính thức, Kanban có thể tồn tại lâu hơn nhiều khung làm việc khác. Kanban là một phương pháp quản trị dự án Agile đã được thử thách qua thời gian và chứng tỏ rằng đôi khi đơn giản thực sự là tốt nhất.
Comments